Digitalisering giver struktur og overblik i monitorering af bygninger hos Nordomatic
I dag er Nordomatic Skandinaviens førende uafhængige systemintegrator af it-værktøjer til at overvåge bygningers energiforbrug og temperatur via en skærm. De betjener nogle af de største og mest krævende ejendomsejere i verden med hjælp fra deres 700 medarbejdere på 20 kontorer placeret i flere lande.
🚧🎯Udfordring
Med en hverdag fyldt med mange kunder og flere projekter pr. kunde, havde Nordomatic brug for struktur og overblik over deres projekter på en nem og enkel måde. De ønskede at undgå spredte informationer på forskellige regneark og drev, samt at minimere tiden brugt på at søge efter dokumenter og tildele adgang til personer involveret i projekterne. Løsningen skulle bygge videre på SharePoint i Microsoft 365, som de allerede havde adgang til, og nemt kunne skaleres, når virksomheden etablerer nye afdelinger eller lande.
💡📊Overskuelighed med digitalisering
Efter en grundig afdækning af markedet valgte Nordomatic UpShare som samarbejdspartner primært til dokumenthåndtering i SharePoint, som udgør motoren i deres digitale løsning. I samarbejde fik de bygget det fundament, der fremadrettet sikrer struktur og overblik for alle projekterne i deres hverdag.
“Vi startede med at kortlægge alle vores processer vedrørende projektarbejde og de forskellige roller involveret. På baggrund af det blev strukturen lavet. Vi valgte at opbygge vores dokumenthåndtering i SharePoint, da vi i forvejen bruger Microsoft 365, så valget var meget lige til, men udfordringen for os var at få det sat op på en måde, som var tilpasset vores behov,” fortæller Klaus Holt Jesen
🎯📈Understøtter forretningens målsætning
Udover at finde den rette leverandør kræver en succesfuld digitalisering også meget af virksomheden i forhold til engagement og forståelse af, at en forandring hos medarbejderne kan tage tid. Klaus Holt Jensen har derfor løbende fokus på dette med nogle nøglemedarbejdere, som står for implementeringen, og han har ledelsens opbakning hele vejen – også når det bliver svært.
Klaus er løbende med til at vurdere de nye muligheder, som der kommer i forbindelse med MS 365, i forhold til hvornår det kan give værdi for Nordomatic at lave nye tiltag. Eksempelvis har deres vækstambitioner, i forhold til at åbne nye afdelinger i nye lande, gjort det nødvendigt at få lavet en nemt skalerbar proces til at lave nye landesider med kommunikation, internt og eksternt, dokument skabeloner og adgangsstyring baseret på gruppepolitikker – alt sammen i SharePoint – så hverdagen bliver nemmere at håndtere for medarbejderne i forhold til forretningens målsætning.
“Vi kan i it-afdelingen nu oprette en ny afdeling eller et land på blot få timer i stedet for dage,” fortæller Klaus Holt Jesen
🔍📂Nem søgning af indhold i projekter
Vigtige leverancer og stramme tidsintervaller kombineret med, at der ikke var plads til at bruge tiden på at lede i et utal af mapper eller dokumenter, gjorde digitalisering til en stor fordel for Nordomatic.
“Medarbejderne kan nu meget nemmere søge efter indhold, blandt andet fordi indholdet er tagget, og vores mapper ikke ligger på et utal af forskellige drev i stifinder,” fortæller Klaus Holt Jesen
🤝🧑🤝🧑Styrket samarbejde
Digitaliseringen betyder, at Nordomatic har forbedret samarbejdet både internt og i forhold til eksterne samarbejdspartnere. Samtidig er afhængigheden af enkeltpersoner mindsket betydeligt, da alle informationer er tilgængelige for alle, når som helst og hvor som helst.
🚀💻Digitale ambitioner med MS 365
Nu hvor den digitale rejse er startet, vil Nordomatic løbende udvikle og optimere løsningen, så den altid understøtter forretningen.
