Spring til indhold

Dokumenthåndteringssystem i SharePoint

Med et dokumenthåndteringssystem i SharePoint får i ét samlet sted til at håndtere alle jeres dokumenter. I får en fælles platform, som sikrer jer struktureret dokumenthåndtering, hvilket garanterer en bekymringsfri håndtering af jeres dokumenter. Når vi nævner bekymringsfri dokumenthåndtering, er det fordi SharePoint kan levere den struktur, I tidligere selv har skullet håndtere. Vores dokumenthåndteringssystem sørger for følgende:

  • Én version af samme dokument
    I vil opleve effektiv dokumenthåndtering med SharePoint, da det sikrer, at kun den nyeste version af et dokument vises, så kolleger kun ser den opdaterede version.
  • Flere personer kan redigere samtidig, uanset enhed eller lokation
    Det samme dokument kan redigeres af flere personer fra flere lokationer, hvor tilføjelserne eller rettelserne kan ses af alle. Vores dokumenthåndteringssystem støtter dermed en effektiv vidensdeling og samarbejdsevne.
  • Rettighedsstyring
    SharePoint understøtter ligeledes rettighedsstyring, som opretholder kontrol og en sikker rollefordeling i dokumenthåndteringssystemet. På den måde sørger i for, at sikrer jeres dokumenter håndteres korrekt og af de rigtige medarbejdere.
  • Versionshistorik og gendannelse af slettede filer
    Med et effektiv værktøj til dokumenthåndtering, hvor I kan samarbejde flere kollegaer om det samme dokument, kræver det, at der er versionshistorik og ligeledes muligheder gendannelse, hvis nu der opstår fejl.

Dokumenthåndteringssystem i Microsoft 365 og SharePoint online

Et dokumenthåndteringssystem baseret på Microsoft 365 og SharePoint online hjælper jer godt i gang med en ny og optimeret måde at styre jeres dokumenter og informationer på. I siger dermed farvel til dokumenter, der sendes rundt i e-mails med forskellige versioner eller manglende adgang til jeres dokumenter. Et dokumenthåndteringssystem med SharePoint som platform tilbyder omfattende og effektive søgemuligheder, så relevant dokumentation altid let kan fremsøges i en brugervenlig og elegant løsning.

Migrering af data fra jeres tidligere løsning af dokumenthåndtering

I ikke skal bekymre jer om, hvordan i går fra jeres nuværende løsning og til et dokumenthåndteringssystem fra Upshare. Er data eksempelvis gemt på forskellige drev, så har vi en meget stor erfaring i at få alt migreret over på jeres nye SharePoint online løsning til dokumenthåndtering.

Med den forandring, som en ny løsning til dokumenthåndtering medfører, er det ofte givet godt ud at afsætte tid og ressourcer at træne brugerne i at forstå og bruge løsningen til deres arbejdsopgaver – derfor står vi også for træning, når alt det tekniske er på plads.


Optimeret vidensdeling med dokumenthåndtering i SharePoint

For utrolig mange virksomheder har dokumenthåndtering altid været en udfordring. Alt for mange ender med dokumenter, der ligger lokalt på medarbejdernes pc’er, nogle måske i Dropbox, og andre på det klassiske file share. Dette har skabt problemer med dokumenter og information, der er spredt ud og mangler styring med rettigheder eller backup.

Men med et dokumenthåndteringssystem i Microsoft Office 365 og Sharepoint online får I adgang til en ny og optimeret måde at styre jeres dokumenter og informationer på. Med effektiv og tilgængelig dokumenthåndtering sikres det, at alle arbejder på samme grundlag. Slut med dokumenter, der sendes rundt i e-mails og dermed ikke er i samme version hos alle, og adgang til det fra både fra mobile enheder og PC’er. Samtidig tilbyder platformen omfattende og effektive søgemuligheder, så relevant dokumentation altid let kan fremsøges.

Alt dette kombineret med fleksible rettighedsstyring, der sikrer korrekt adgang til data og let deling af dokumenter internt og eksternt, giver jer adgang til en moderne og tidssvarende platform til håndtering af jeres dokumenter og information.

Dokumenthåndteringssystem strukturer dokumenter på helt nye måder

Metadata i SharePoint online giver jer helt nye muligheder for at kategorisere jeres indhold med relevante “tags”. Det giver helt nye muligheder for at lave visninger, som er skræddersyet den enkelte medarbejder eller arbejdsfunktion. Samtidig betyder det betyder, at den “gamle” måde at kategorisere dokumenter via foldere ikke er eneste mulighed.

Derudover giver Sharepoint online jer versionshistorik, hvilket betyder, at I ikke længere behøver at have flere versioner af det samme dokument liggende. Alt håndteres automatisk på platformen, og der er også mulighed for check ind og ud håndtering hvis nogle dokumenter skal låses for redigering.

Nem og smertefri migrering

Migrering af alle jeres data til SharePoint Online er ikke besværligt, og afhængigt af datamængden kan det typisk klares over en weekend. Vi udfører altid testmigreringer for at sikre, at alt er klar til den endelige migrering. Vi sørger altid for at udføre migreringen uden ekstra omkostninger for jer i weekender, så I ikke bliver forstyrret i jeres hverdag.

Hvorfor vælge et dokumenthåndteringssystem fra Upshare?

Vi har stor erfaring med dokumenthåndtering fra vores større kunder, som har stået i en situation med manglende struktur over dokumenthåndtering, hvor dokumenter er gemt på den enkelte medarbejders drev. Vi forstår derfor jeres nuværende situation, og med vores erfaring er vi med jer hele vejen frem mod den ønskede værdiskabelse.

Vi kan tilbyde følgende:

  • Stor erfaring med dokumenthåndtering
  • Stor erfaring med at tilpasse processer og migration af data
  • Vi er med hele vejen – så I får den ønskede værdi
  • Standard eller tilpasset løsning
  • Ingen dyre licenser – vi bruger det I har i forvejen i Microsoft 365

Tag fat i os for at høre mere om jeres muligheder for effektiv dokumenthåndtering.
Udfyld i nedenstående kontaktformular så vender vi retur inden for kort tid.

Nysgerrig?

Så lad os tage en snak

x