QMS løsning i SharePoint
QMS løsningen fra UpShare sikrer med lethed strukturen og rammerne for kvalitetsstyring, uanset om det er overholdelse af ISO certificerede standarder, kvaliteten der leveres til jeres kunder, eller produktionsprocesser overholdes. Et QMS eller et kvalitetsstyringssystem hjælper jer med at ensrette processer i virksomheden, hvilket skal sikre den ønskede høje kvalitet. Med en løsning i SharePoint får I et intuitivt it-system, der gør det nemt for ansatte at håndtere og forstå rammerne for, hvordan kvalitet defineres og overholdes.
Typiske områder i et QMS-system
Når man arbejder med et kvalitetsstyringssystem (QMS). er der en række cntraler områder, som ofte er i fokus. Disse inkluderer:
Risikostyring
Håndtering af risici relateret til processer, leverandører, objekter og lign.
Processtyring
Udarbejdelse, implementering og vedligeholdelse af processer, politikker og instrukser.
Audit
Planlægning, afvikling og opfølgning på interne og eksterne audits.
Afvigelser
Indrapportering og behandling af afvigelser samt andre hændelser.
Ændringer
Godkendelsesproc-esser og håndtering af ændringer i systemer og procedurer.
Notifikationer
Opsætning af adviseringer, alarmer og notifikationer for at at sikre oveholdelse af tidsfrister og krav.
Kontrol
Håndtering og styring af kontroller for at sikre overensstemmelse med kvalitetsstandarter.
Hvad er en QMS løsning?
QMS betyder på dansk et kvalitetsstyringssystem og har til formål at definerer, opretholde og styrer kvaliteten i organisationen. Kvalitetsstyring er en vigtig del af virksomheder med etablerede forretningsprocesser, som ønsker ensrettede retningslinjer for, hvordan kvalitet defineres og overholdes i virksomheden. QMS kan benyttes i mange forskellige sammenhænge og kan bruges internt eller eksternt.
Kvalitetsstyring af produktion
En QMS løsning sætter rammer for en produktionsvirksomhed, som skal være med til at sikre en ensartet og høj kvalitet. Kvalitetsstyringen foregår gennem dokumenterede processer og procedurer, som virksomheden selv etablerer. Disse skal sikre, at produktionsenheden udfører de nødvendige trin for at opnå den ønskede kvalitet hver gang.
Kunderelateret kvalitetsstyring
Kvalitetsstyring kan anvendes i flere kunde henseender, hvor man ønsker at ensrette og forbedre kvaliteten overfor kunderne. Et QMS sikrer en ensrettet proces for, hvordan man opfylder kundekrav eller forbedrer kundetilfredsheden. Det sikrer, at man som medarbejder har styr på, hvordan vedkommende opretholder den aftalte kvalitet overfor kunden.
Kvalitetsstyring med QMS løsning i SharePoint
Et kvalitetsstyringssystem (QMS) fra UpShare bliver udviklet og konfigureret med henblik på jeres specifikke krav til kvalitet. Sammen tilpasser vi systemet til at definerer jeres kvalitetskrav, hvilket gør det lettere at opnå kvalitetspolitikker eller ISO-certificeringer for jeres branche.
Vores QMS løsning er udviklet i SharePoint, som er et let og intuitivt værktøj, der skaber overblik og struktur for alle jeres processer og procedurer. En QMS løsning skal være let tilgængelig for alle medarbejdere, da den vigtigste opgave med kvalitetsstyring er at informere medarbejdere om, hvordan kvaliteten opretholdes. Med SharePoint som platform bliver jeres QMS let tilgængeligt og nemt at navigere rundt i. I sikre jer dermed, at medarbejdere er oplyste om jeres nuværende krav eller de opdateringer der måtte komme.
Har i et Intranet i SharePoint er det nemt at tilkoble systemerne, således det bliver nemmere at finde for medarbejderne og nye opdateringer kan sendes ud i jeres intranet feed.
Udvid kvalitetsstyringssystem med kontroller
Jeres QMS kan udvides med yderligere kontrol og interaktion, så I fra ledelsen kan reagere, når ansatte ikke læser jeres nyeste retningslinjer for kvalitet. Medarbejdere kan ligeledes interagere med QMS systemet, hvor de kan indsende fejl eller mangler ved nuværende kvalitetshåndtering.
Denne udvidelse er til de virksomheder, som ønsker øget kontrol og feedback fra jeres ansatte. Det er et ekstra stykke værktøj til virksomheder, hvor kvalitet er yderst nødvendige i f.eks. en produktionskontekst.
ISO certificeret QMS
Kvalitetsstyring varierer mellem virksomheder, og en QMS løsning fra Upshare tager højde for enhver forskel. Har i nogle standarder I skal overholde, kan vores løsning i samarbejde med jer tilpasses, således får et system, der kan håndtere kvalitetsstyring til jeres standarder.
Brugervenlig QMS-løsning
Da vores system er baseret på standard Microsoft 365 værktøjer, er interfacet genkendeligt for langt de fleste. Det betyder at det ikke kræver særligt meget oplæring at få nye medarbejdere i gang med at benytte systemet.
Samtidig vil systemet løbende bliver beriget med nye features fra Microsoft uden ekstra omkostninger for jer.
En QMS løsning fra os tager naturligvis altid udgangspunkt i jeres processer og procedure, så vores løsning fokuserer på netop de områder, hvor I kan opnå den største værdi for den mindste investering.
Processerne skal understøtte jeres forretningsmål
Vi starter derfor altid vores projekter med en åben afklaringsworkshop, der har til formål at sikre, at vi fokuserer løsningen på de områder, hvor i kan høste den største værdi på kort og mellemlangt sigt. Parallelt med det sætter vi et løbende strategiforløb i gang sammen med jer, hvor den langsigtede værdi kan adresseres, og eventuelle forandringsønsker kan vejes op imod den tilsvarende investering.
Ved at arbejde på den måde, sikrer vi jer, at i hele tiden er på vej i den rigtige retning, og at i får maksimalt værdi for jeres investering.
Sammenkædning med resten af Microsoft 365
Fordi vi samler løsningen af standard komponenter direkte i jeres eksisterende Microsoft 365 platform, er alle jeres licenserede brugere allerede klar til at anvende en QMS løsning, uden ekstra krav til licensering*, brugerkonti etc.
Brugerne er allerede logget ind, når de anvender deres Office 365 mail, OneDrive eller Teams, så der er ikke behov for yderligere brugerstyring.
Når løsningen ligger på Microsoft 365 giver det desuden adgang til at vi kan præsentere dele af interfacet i SharePoint, Teams, Outlook, Word, Power Apps eller hvor det nu viser sig at det giver mest værdi for jeres brugere at have tilgang til systemet.
*(Der kan være behov for at opgradere til et højere niveau af Microsoft licensering afhængig af jeres konkrete behov)Hør mere om jeres muligheder for optimering af jeres kvalitetsstyring. Kontakt os i dag til en uforpligtende snak, hvordan I kan skabe værdi med en QMS løsning.